Şube Genel Kurulu Ne Zaman Yapılır ?

Tüzüğümüzün 18 inci maddesine göre, Şube Genel Kurullarının 2 yılda bir, Ocak ayında, şubenin bulunduğu yerleşim yerinde yapılmasını zorunludur.

Ancak eğer yeni kurulan bir şube söz konusu ise, ilk Genel Kurul toplantısının (Birinci Olağan Genel Kurul) şubenin kuruluşunu izleyen (kuruluş evrakının mülki makamlara verildiği tarih kuruluş tarihi olarak alınır) ilk 6 ay içinde yapılması zorunludur.

Bu sürelerin aşılması, şubenin feshi ve yönetim kurulu hakkında idari cezalar uygulanması gibi ağır sonuçları doğurabilir.

Halkevleri Genel Merkez Genel Kurulu ise, yine iki yılda bir Mayıs ayında Ankara’da yapılır.

 

Genel Kurula Giderken Hangi İş ve İşlemler Yapılmalı, Nasıl Bir Usul İzlenmeli ?

Genel kurul süreci, şube yönetim kurulunun karar defterinde alacağı yazılı bir karar ile başlar.

Bu karar, belirlenen genel kurul tarihinden en az 20 gün önce alınmalıdır. Örneğin; kararda genel kurulun 25 Ocak günü yapılması öngörüldüyse, bu kararın kendi tarihi 5 Ocak; genel kurulun 10 Ocak günü yapılması öngörüldüyse, bu kararın tarihi 20 Aralık olmalıdır.

Bu kararda, genel kurul toplantısının adı (örneğin “Halkevleri Derneği Mamak Şubesi 3 üncü Olağan Genel Kurulu” gibi), genel kurul toplantısının yapılacağı yerin açık adresi, genel kurulun toplanacağı tarih (gün, ay, yıl olarak) ve saatler, genel kurul toplantısının ayrıntılı gündemi ve genel kurulun şube üyelerine hangi yollar ile duyurulacağı mutlaka yeralmalıdır.

Kural olarak genel kurul, şube mekanında yapılır. Ancak şubenin mevcut üye sayısı ve şube mekanının fiziki yapısı, burada bir genel kurul toplantısı yapılmasına olanak vermiyorsa; öncelikle ayrı bir toplantı yeri tutulması (örneğin belediyeye ait bir tiyatro salonu veya mahallemizdeki bir düğün salonu gibi) gerekecektir. Eğer durum böyleyse, şube yönetim kurulu tarafından karar defterine genel kurul kararı alınmadan önce konuyla ilgili bir şifai görüşme yapılması, genel kurulun tarihi konusunda bir eğilim belirlenip, belirlenen tarihte genel kurulun yapılacağı ayrı bir yerin öncelikle tutulması, yer kesinleştikten sonra karar alınması yararlı olur.

Karar defterine de yazılması ve üyelere de duyurulması gereken genel kurul gündemi ise şöyle olmalıdır;

1. Açılış ve saygı duruşu
2. Genel Kurul divanının seçimi
3. Konukların konuşmaları (Zorunlu değildir, isteğe bağlı bir gündemdir)
4. Yönetim kurulu çalışma raporu ve mali raporun okunması
5. Denetleme kurulu denetim raporunun okunması
6. Okunan raporlar üzerine görüşme, oylama ve yönetim kurulunun aklanması
7. Gelecek dönem çalışma programının ve tahmini bütçenin görüşülmesi ve oylama ile kabulü
8. Yönetim kurulu, denetleme kurulu ile genel merkez genel kurul delegesi asıl ve yedek üyelerinin seçimi
9. Dilek ve öneriler (Zorunlu değildir, isteğe bağlı bir gündemdir)
10. Kapanış

Bu gündemlerin hangi iş ve işlemlere karşılık geldiği, ileriki bölümlerde açıklanacaktır.

Genel Kurul, ancak yasanın ve tüzüğümüzün aradığı belli sayıda üyenin katılımı ile yapılabilir. Buna göre genel kurulda, şubeye kayıtlı üyelerin yarısından bir fazlasının hazır bulunması zorunludur. Örneğin; şubeye kayıtlı 84 üye varsa, en 43 üye (84/2=42+1=43) genel kurul toplantısına katılmalıdır.

Eğer bu katılım sağlanamayacak ise genel kurul, daha esnek bir katılım sayısının yeterli kabul edildiği ikinci bir toplantıya bırakılabilir. Başka bir ifade ile bir olağan genel kurul, iki ayrı toplantı biçimde yapılabilir. İlk toplantıda bu sayıda üye hazır bulunmaz ise, genel kurul ikinci toplantıya bırakılır. Bu ikinci toplantıda, yukarıda söz edilen katılım sınırı aranmaz. Ancak bu kuralın bir de alt sınırı vardır; her durumda genel kurula katılacak üyeler, yönetim kurulu ve denetleme kurulu üyelerinin, asıl ve yedek üyeleri toplamından az olamaz; buna göre genel kurulda (ikinci toplantı da olsa) en az 33 üye her koşulda mutlaka bulunmalıdır.

Ancak bu ikinci toplantı ile ilki arasında net 1 hafta süre olmalıdır. Örneğin; ilk toplantıyı 7 Ocak günü yapan ancak yeterli katılımı sağlamayan şube, ikinci toplantıyı mutlaka 14 Ocak günü yapmalıdır.

Diğer bir önemli koşul da, eğer iki toplantı yapma ihtiyacı varsa (yani ilk toplantıda çoğunluk sağlanamama sıkıntısı yaşanacağı düşünülüyorsa), yönetim kurulu tarafından genel kurul kararı alırken mutlaka aynı karar metninde ikinci toplantıya dair de karar alınmalıdır. Yani kararda mutlaka; çoğunluk sağlanamaz ise, genel kurulun ikinci kez toplanacağı ve ikinci toplantısının tarih, saat ve yeri de (aynı yer olabilir) da karar altına alınmalıdır. İkinci toplantıda aynı toplantı gündemlerini izleyecektir.

Kararda yer alacak diğer bir husus da, yukarıda değinildiği üzere, genel kurulun şube üyelerine hangi yollar ile duyurulacağıdır. Yeni tüzüğümüzde gazete ilanı verme koşulu, masraflı oluşu nedeniyle kaldırılmış olup, şubelerin isteğine bırakılmıştır. Bu kapsamda bir genel kurulu üyelerinize; mektup ve e-posta ile, ayrıca isteğe bağlı olarak da yerel bir gazeteye verilecek ilan ile duyurmak olanaklıdır. Duyuru için bu sayılanlardan hangi yöntem seçildiyse, bu konuda da karar defterine ifade yazılması gerekmektedir.

Tüzüğümüze göre genel kurul şube üyelerine, genel kurul toplantısının yapılacağı günden en az 15 gün önce duyurulmalıdır. Yani şube üyesi, genel kurul toplantısından 15 gün önce toplantının yeri, tarihi ve gündemleri konusunda haberdar edilmiş olmalıdır. Eğer gazete ilanı yöntemi tercih edildiyse, bu ilanın da en geç 15 gün öncesinde gazete yayımlanmış olması gerekir. Örneğin; genel kurul toplantısı 20 Ocak tarihinde yapılacak, o halde şube üyelerine mektuplar en geç 5 Ocak günü ellerine geçecek biçimde postalanmalıdır. Eğer gazete ilanı yolu tercih edildiyse, bu ilan da en geç 5 Ocak günü gazetede yayımlanmalıdır.

Üyelere genel kurulun duyurulmasında izlenen yönteme dair malzeme (örneğin ilanın yayınladığı gazetenin en az 3 nüshası, üyelere gönderilen mektupların suretleri veya e-posta çıktıları vb.), duyuru konusunda ileride çıkabilecek muhtemel bir soruna karşı kanıt olarak mutlaka genel kurul evrakı içerisinde şubede saklanmalıdır.

Bu açıklamalar sonrası, genel kurula dair örnek bir yönetim kurulu kararı metni şöyledir;

Yönetim kurulunun yukarıdaki tarih ve mevcut ile yaptığı toplantısında;

Halkevleri Derneği Mamak Şubesi 3 üncü Olağan Genel Kurulu’nun, 20 Ocak 2008 günü saat 11.00 de, Tuzluçayır Abidin Aktaş Sokak No:16/C Mamak/Ankara adresinde bulunan şube mekanımızda toplanmasına; eğer bu ilk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamaz ise, çoğunluk koşulunun aranmayacağı ikinci toplantının 27 Ocak 2008 günü saat 11.00 de yine şube mekanımızda aynı gündemlerle yapılmasına; genel kurulun üyelerimize mektup ve e-posta ile duyurulmasına, ayrıca şube mekanımıza yazılı duyuru asılmasına ve üyelerimize telefonla haber verilmesine;

Genel Kurul gündemlerinin;

1.Açılış ve saygı duruşu

2.Genel Kurul divanının seçimi

3. Konukların konuşmaları

4.Yönetim kurulu çalışma raporu ve mali raporun okunması

5.Denetleme kurulu denetim raporunun okunması

6.Okunan raporlar üzerine görüşme, oylama ve yönetim kurulunun aklanması

7.Gelecek dönem çalışma programının ve tahmini bütçenin  görüşülmesi ve oylama ile kabulü 

8.Yönetim kurulu, denetleme kurulu ile genel merkez genel kurul delegesi asıl ve yedek üyelerinin seçimi

9.Kapanış

şeklinde belirlenerek, üyelere duyurulmasına;

karar verildi. 31.12.2007

 

Genel kurul hazırlıkları kapsamında son olarak,

Kural olarak yönetim kurulu, genel kurul kararını aldığı tarih itibariyle şubeye yeni üyelik başvurularının kabulüne, genel kurul sonrasına değin ara vermeli, yani genel kurul kararının alındığı tarihteki mevcut üyeler ile genel kurula gidilmelidir.

Genel kurul öncesi, bu şekilde netlik kazanmış olan mevcut üyelerin adları, soyadları ve üye numaralarının yer aldığı, ayrıca bir adet boş imza sütununun da bulunduğu listelerin (hazurun listesi), en 2 adet hazırlanması gerekir. 

Tekrar bir hatırlatma yapalım; bu listede yeralacak üyeler, yani genel kurula katılma, seçme ve seçilme hakkına sahip üyeler, yönetim kurulu tarafından genel kurul kararı alındığı tarihten önce üye kaydı yapılmış olan mevcut üyelerdir. Eğer önümüzdeki dönem şube çalışmalarına katmak ve hatta yönetim veya denetleme organlarında veya üst kurul delegeliğinde görev vermek isteğiniz kişiler varsa, mutlaka bunların üyeliğini genel kurul kararından önce tesis ediniz.

Ayrıca yeteri kadar kırtasiye malzemesini (kalem, dosya kağıdı vs) ile seçim oylamasında kullanılacak oy pusulaları ile kapalı zarfları (en az üye sayısı kadar), yine seçimde kullanılacak bir sandığı ya da sandık işlevi görecek muhafazalı bir kutuyu önceden hazırlamanız yerinde olacaktır.

Genel kurul hazırlıkları kapsamında, bir iş bölümü yapmanız, örneğin gündemde yer alan açılışı yapacak kişiyi (tüzüğümüze göre şube başkanı ve onun görevlendireceği bir yönetim kurulu üyesi), raporları okuyacak kişiyi, divanda (en az 3 kişi) ve oy sayım-döküm komisyonunda (en az 3 kişi) görev vereceğiniz kişileri önceden belirlemeniz, genel kurul esnasında sıkıntı yaşamamanız açısından faydalı olacaktır.

Ayrıca, genel kurulda ihtiyaç duyulacak kimi önergeleri de önceden hazırlamanız yerinde olacaktır. Bu önergelerin bir kısmı, şubenin çalışmalarına yön vermek amacıyla hazırlanan ve karar altına alınması için genel kurula sunulan önergelerdir. Örneğin; halkın hakları mücadelesi kapsamında, seçilecek yönetim kuruluna şubenin bulunduğu bölgede muhtemel kentsel dönüşüm uygulamalarını tespit ederek, halkın barınma hakkını savunma kapsamında çalışmalar yapma görevini veren bir önergeyi bir kısım üyenin genel kurula sunması, bu niteliktedir.

Bir örnek verirsek;

HALKEVLERİ DERNEĞİ MAMAK ŞUBESİ 3 ÜNCÜ OLAĞAN GENEL KURULU

DİVAN BAŞKANLIĞI’NA

Aşağıda adı ve imzası yer alan üyeler olarak, şubemizin bulunduğu bölgede yaşanan kentsel dönüşüm uygulamaları ve yol açtığı mağduriyetler dikkate alınarak, seçilecek yönetim kurulunun, bu kapsamda yaşanan sorunları tespit etmek ve halkın barınma hakkının savunusu kapsamında çalışmalar yapmakla görevlendirilmesini öneriyoruz.

Önergemizin oya sunulmasını ve kabulünü saygı ile dileriz.

(Önergeyi veren üyelerin adları ve imzaları)

 

Bir kısım önerge ise, genel kurulun akışında ve şubenin işleyişinde hukuki-idari açıdan kolaylıklar sağlamaya dönüktür. Bu kapsamda; özellikle şu iki önergeyi önceden hazırlayarak, tahmini bütçenin görüşülmesi gündemi esnasında divana vererek genel kurulda oya sunmanız ve karar altına aldırmanız önemlidir;

HALKEVLERİ DERNEĞİ MAMAK ŞUBESİ 3 ÜNCÜ OLAĞAN GENEL KURULU

DİVAN BAŞKANLIĞI’NA

Tüzüğün 18 inci maddesi uyarınca, genel kurula sunulan tahmini bütçede, seçilecek Yönetim Kurulu’na, gelir ve giderlere ekleme, gelir ve giderler arasında aktarma yaparak, ek bütçe oluşturma yetkisinin verilmesini önermekteyiz.

Önergemizin oya sunulmasını ve kabulünü saygı ile dileriz.

(Önergeyi veren üyelerin adları ve imzaları)

 

HALKEVLERİ DERNEĞİ MAMAK ŞUBESİ 3 ÜNCÜ OLAĞAN GENEL KURULU

DİVAN BAŞKANLIĞI’NA

Tüzüğün 18 inci maddesi uyarınca, ilgili mevzuat tarafından derneklerce kurulmasına olanak verilmiş ve tüzükte yer alan amaç ve çalışmalara uygun tesis, lokal ve iktisadi işletmeyi kurma, kurulmuş olanları kapatma, tasfiye etme konusunda seçilecek Yönetim Kurulu’na yetki verilmesini önermekteyiz.

 Önergemizin oya sunulmasını ve kabulünü saygı ile dileriz.

(Önergeyi veren üyelerin adları ve imzaları)

 

Bunların yanı sıra, yukarıda da ifade edildiği üzere, bizzat genel kurulun işleyişine dair de kimi önergeler söz konusudur; örneğin genel kurul divanına aday önerilmesi, oy sayım döküm komisyonuna aday önerilmesi, şube organlarına seçilecek adayların önerilmesi vb. genel kurul işlemleri de, yine birer yazılı önerge ile yapılır. Bu önergeleri de genel kurul toplantısından önce hazırlamanız kolaylık sağlayacaktır.

Bu kapsamdaki önergeler şunlardır;

HALKEVLERİ DERNEĞİ MAMAK ŞUBESİ 3 ÜNCÜ OLAĞAN GENEL KURULU’NA

Genel kurul divan başkanlığına, divan başkanı olarak …… yı, başkan yardımcısı olarak ……yı ve yazman üye olarak ……yı önermekteyiz.

 Önergemizin oya sunulmasını ve kabulünü saygı ile dileriz.

(Önergeyi veren üyelerin adları ve imzaları)

 

HALKEVLERİ DERNEĞİ MAMAK ŞUBESİ 3 ÜNCÜ OLAĞAN GENEL KURULU

DİVAN BAŞKANLIĞI’NA

Genel kurul oy sayım döküm komisyonu üyeliklerine; ……yı, ……yı ve ……yı önermekteyiz.

 Önergemizin oya sunulmasını ve kabulünü saygı ile dileriz.

(Önergeyi veren üyelerin adları ve imzaları)

 

Bu önergeler dışında; genel kurulda üyelere okunup, ardından oya sunulacak olan; çalışma raporu, denetleme kurulu raporu, mali rapor ve tahmini bütçenin önceden yazılı olarak hazırlanması da önemlidir.

Yeni yasa ve tüzük hükümleri uyarınca, genel kurul öncesi mülki makamlara veya emniyete her hangi bir bildirimde bulunma zorunluluğunuz söz konusu değildir. Gerekli bildirimler, genel kurul sonrası yapılacaktır.

Ancak kural olarak her şube, genel kurul tarihini Genel Merkeze önceden bildirmelidir.

 

Genel Kurul Toplantısı Nasıl Gerçekleşir ? Neler Yapılır ?

Genel Kurul toplantısının günü geldi. Örneğin; önceden aldığınız yönetim kurulu kararına göre şube genel kurulunuz, 20 Ocak 2007 günü sabah 11.00 de şube mekanınızda toplanacak.

Öncelikle belirtilen toplantı saatinden en az bir saat önce yönetim kurulu ve varsa görevli arkadaşların mekanda hazır bulunması, gerekli düzenlemeleri yapması faydalı olur.

Genel kurul toplantısı başlamadan, mekanın girişinde kurulacak bir imza masasında, toplantıya gelen üyeler, önceden hazırlamış olduğunuz hazurun listelerine imza atmalıdır. Böylece, yasa ve tüzük gereği genel kurul toplantısını yapabilmek için gereken üye katılımının sağlanıp sağlanmadığı belgelenmiş olur.

Buna göre, şubeye kayıtlı bütün üyelerin salt çoğunluğu (yani üye toplam sayısının yarısından bir fazlası) toplantıya gelmiş ise; veya çoğunluk şartının aranmadığı ikinci toplantı söz konusuysa ve en az 33 üye hazırsa, genel kurul süreci başlar.

Eğer ilk toplantı söz konusuysa ve salt çoğunluk sağlanamamışsa, durum bir tutanakla tespit edilir ve genel kurul, kararda yer verilen bir hafta sonraki ikinci toplantıya bırakılır. Bu ikinci toplantıda, yukarıda değinilen 33 üye katılımının dahi sağlanamaması durumunda, şube fesih sürecine girmiş olur.

Kural ve beklenti; şubelerimizin gerekli ön duyuru ve çalışmayı sağlıklı biçimde yapması ve ilk toplantıda salt çoğunluğa ulaşarak, genel kurulu sonuçlandırmasıdır. Eğer bunu başaramamış iseniz, ikinci toplantı için daha titiz bir çalışma zorunludur. Çünkü ikinci toplantıda, yukarıda belirtilen sayının dahi bulunmaması ve bu toplantının da yapılamaması, ne yazık ki şubenin feshi sonucunu doğuracaktır !

Yeterli katılım sağlanınca genel kurul başlar. Yeni yasa ve tüzük gereği, genel kurul toplantısında bir hükümet komiserinin hazır bulunması söz konusu değildir; aynı şekilde kolluk gücü de, yetkili merciin (mahkeme, savcı veya mülki amirin) yazılı izni/emri olmadan toplantı mekanında asla bulunamaz, eğer gerek görülürse ancak toplantı mekanı dışında güvenlik önlemi alabilir.

Genel kurul toplantısı, önceki bölümlerde yer verilen ve şube yönetim kurulun karar altına alıp duyurduğu toplantı gündemlerin takip edilmesi, her gündemle ilgili iş ve işlemlerin sırasıyla yerine getirilmesi biçiminde gerçekleşir.

Öncelikle şube başkanı veya onun görevlendireceği bir kişi, yasa ve tüzüğün aradığı çoğunluğun sağlandığını ilan ederek toplantıyı açar ve katılımcıları saygı duruşuna davet eder. Ardından genel kurul divanının oluşturulmasına geçilir. Divan; şube üyelerinden seçilecek bir başkan, bir başkan yardımcısı ve bir yazman üyeden; yani toplam 3 kişiden oluşturulmalıdır. Divanda görev alacak kişiler, kural olarak o genel kurulda organların seçiminde aday olmayacak kişiler olmalıdır. Genel Merkez MYK veya GYK organlarının üyelerinin şube genel kurulunda divanda görev alması mümkündür. Divanda görev alacakların adlarının yeraldığı önerge, açılışı yapan kişiye verilir ve bu kişi, başka bir önerge olup olmadığı sorduktan sonra, eğer başka bir önerge yok ise, önerilen bu isimleri oylamaya sunar ve oylama sonrası seçilen divan yerini alarak, genel kurulun yönetimini üstlenir.

Divan, gündemler doğrultusunda genel kurul toplantısını sürdürürken, bütün süreci bir tutanak ile yazıya döker ve toplantı bitiminde imza altına alır. Bu metin “Genel Kurul Tutanağı”dır ve tutulması zorunludur. Tutanak için, öncelikle genel kurul toplantısı sürecinde yalnızca notlar alınıp, ardından sonraki günlerde bilgisayar ortamında temize geçilip hazırlanacak bir tutanağın, sonradan imzalanmakla biçiminde hazırlanması da mümkündür ve bu usulün tercih edilmesi yerinde olur. Ancak bu durumda dahi tutanak genel kurul tarihini taşır. Genel kurula sunulan bütün önergeler, raporlar vb. de bu tutanağa eklenir ve bir dosyada muhafaza edilir.

Genel kurul sürecinde oylamalar, tüzüğümüz gereği “açık oy-açık sayım” yöntemi ile yapılır. Bu yöntemde divanın “kabul edenler” ve “kabul etmeyenler” sorusuna, toplantıda bulunan üyeler ellerini kaldırarak oy verir, bu şekilde verilen oylar divan tarafından göz ile sayılır ve sonuç tutanağa geçirilir.

Ancak bu oylama yönteminin önemli bir istinası vardır; yönetim, denetleme ve üst kurul delegeleri asıl ve yedek üyelerinin seçimi tüzük gereği mutlaka “gizli oy-açık sayım” esasına göre yapılmalıdır. Buna göre; bu gündem maddesine gelindiğinde önce bir önerge ile şube üyeleri arasından en az 3 kişilik “Oy sayım ve döküm komisyonu” seçilir. Bu komisyonda görev alacak üyeler, kesinlikle söz konusu organlara aday olmayanlardan seçilmelidir. Genel kurula katılan üyeler, tercih ettikleri adayın adını bir oy pusulasına yazarak veya önceden hazırlanıp çoğaltılmış oy pusulalarını kullanarak, bu pusulaları önceden hazır edilmiş olan zarflara koyar ve oy kullanma esnasında ayrıca imzaya açılacak bir diğer hazurun listesinde adlarının karşısına imza atarak, ardından zarfı bir sandığa atıp oyunu kullanır. Oy verme işlemi bitince, komisyon zarfları huzurda açarak sayımı yapar ve sonucu yazılı bir tutanakla tespit edip divana verir. Oy kullanma işleminde imzalanan hazurun listesindeki imzalar ile, kullanılan oy ayı birbirini tutmalıdır. Yani listedeki imzalara göre 84 üye oy kullanmış ise sandıktan 84 zarf çıkmalıdır.

Seçimlerde zarfın içine konulacak oy pusulalarında kolaylık açısından, önceden bir matbu pusula hazırlanıp çoğaltılarak kullanılması mümkündür ve uygulamada da “blok liste usulü” denilen bu yol çoğunlukla tercih edilmektedir. Ancak kimi organlara birden fazla aday varsa, bu durumda ya mevcut liste usulü hazırlanmış pusulada birden fazla adayın bulunduğu organda silme ve yerine yenisi yazma şeklinde tercihe olanak tanınır, ya da boş kağıtlara (pusulalara) her üye tarafından tek tek adayların yazılması, böylece oy kullanılması gerekir.  

Her şube genel kurulda; 5 kişilik yönetim kurulu asıl üyelerini, 5 kişilik yönetim kurulu yedek üyelerini, 3 kişilik denetleme kurulu asıl üyelerini, 3 kişilik denetleme kurulu yedek üyelerini, ayrıca asıl üst kurul delegesi olarak bir kişiyi ve yedek üst kurul delegesi olarak da bir kişiyi seçer. Toplam 18 kişiden oluşan bu organlar/adaylıklar dışında başkaca bir seçim (örneğin onur kurulu vb.) kesinlikle yapılamaz, şubelerde bu organlar dışında seçimi yapılacak başka organlar yoktur.

Öte yandan seçimlerde, organlara adaylıklarda ayrıca şube başkanı, şube sekreteri, şube saymanı, denetleme kurulu başkanı vb. şeklinde ünvanların baştan belirtildiği/tayin edildiği bir seçim de yapılamaz. Seçilen yönetim kurulu; başkan, sekreter ve saymanı daha sonra kendi içinde seçecektir; aynı şekilde seçilen denetleme kurulu da başkanını yine kendi içinde belirleyecektir. Yani seçimlerde adaylar, ayrı bir ünvanları olmaksızın yalnızca yönetim kurulu veya denetleme kurulu asıl veya yedek üyeliklerine adaydır. Üst kurul delegesi ise asıl ve yedek olarak ayrı ayrı seçilir.

Genel kurul toplantısının işleyişine dair buraya kadar yapılan açıklamaları yeterli görüp; gerek genel kurul işleyiş sürecinin daha iyi kavranması, gerekse genel kurul sonrasında mülki makama bildirimde kullanılacak başlıca evrak olan “Genel Kurul Tutanağı”nın sağlıklı bir şekilde hazırlanması için, bir adet genel kurul tutanağı örneğine burada yer vermeyi uygun bulduk. Lütfen bu örnek tutanağı dikkatle okuyunuz ve benzer bir tutanağı tesis ediniz.

 

HALKEVLERİ DERNEĞİ MAMAK ŞUBESİ 3 ÜNCÜ OLAĞAN GENEL KURULU TUTANAĞI

Halkevleri Derneği Mamak Şubesi’nin 3 üncü Olağan Genel Kurul toplantısı, yönetim kurulu tarafından önceden karar altına alınan ve duyurulan tarih ve yerde; 20 Ocak 2008 günü saat 11.00 de, Tuzluçayır Abidin Aktaş Sokak No:16/C Mamak/Ankara adresinde bulunan şube mekanında toplandı.

Hazurun listesine atılan imzalarla, şubeye kayıtlı 84 üyeden 50 sinin toplantıda hazır bulunduğu ve gerekli çoğunluğun sağlandığı anlaşılarak, şube başkanı ……tarafından toplantı açıldı ve saygı duruşu gerçekleştirildi.

Ardından şube başkanı, genel kurul divanın oluşturulması amacıyla her hangi bir önerge olup olmadığını sordu, bu konuda bir adet yazılı önerge verilerek, divan başkanlığına ……, başkan yardımcılığına …… ve yazman üyeliğe ……nin önerildiği görüldüğü. Başkaca önerge olmaması üzerine bu önerge şube başkanı …… tarafından oya sunuldu, el kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, adı geçen kişilerin divanı oluşturması oy birliği ile kabul edildi ve divan üyeleri yerini aldı.

Divan başkanı ……kısa bir teşekkür konuşması yaparak, yönetim kurulu tarafından önceden belirlenmiş ve duyurulmuş olan genel kurul gündemlerini bir kez daha okudu ve bu gündemlere dair her hangi bir ekleme veya çıkarma önerisi olup olmadığını sordu. Bu konuda her hangi bir öneri gelmemesi üzerine, genel kurul gündemleri;

1.Açılış ve saygı duruşu

2.Genel Kurul divanının seçimi

3.Konukların konuşmaları

4.Yönetim kurulu çalışma raporu ve mali raporun okunması

5.Denetleme kurulu denetim raporunun okunması

6.Okunan raporlar üzerine görüşme, oylama ve yönetim kurulunun aklanması

7.Gelecek dönem çalışma programının ve tahmini bütçenin görüşülmesi ve oylama ile kabulü 

8.Yönetim kurulu, denetleme kurulu ile genel merkez genel kurul delegesi asıl ve yedek üyelerinin seçimi

9.Kapanış

şeklinde kesinleşmiş oldu.

Divan başkanı ……, gündemin ilk iki maddesinin yerine getirildiğini, şimdi 3 üncü maddede yer alan konukların konuşmalarının gerçekleştirileceğini duyurarak, öncelikle genel kurul toplantısına katılan kimi dernek, meslek odası, sendika ve siyasi partilerin temsilcilerini, ayrıca belediye başkanı, belediye meclis üyeleri ve mahalle muhtarlarını tanıttı. Divan başkanı ……, bu konuklardan konuşma yapmak isteyenlerin olup olmadığını sorması üzerine; İnsan Hakları Derneği Ankara Şubesi Başkanı ……, Ankara Tabip Odası Genel Sekreteri ……, Genel-İş Sendikası Mamak İlçe Başkanı ……, Mamak Ege Mahallesi Muhtarı ……, söz alarak kısa birer konuşma yaptılar; konuşmalarında Halkevleri’nin toplum yaşamındaki öneminden söz ederek, genel kurula başarı dileklerini ilettiler.

Ardından gündemin 4 üncü maddesine geçildi ve yönetim kurulu çalışma raporu, şube yönetim kurulu sekreteri …… tarafından, mali rapor ise şube saymanı ……tarafından okundu. Okunan raporlarının birer örneği imzalı olarak divana teslim edildi.

Gündemin 5 inci maddesine geçildi ve denetleme kurulu raporu, denetleme kurulu üyesi ……tarafından okundu, okunan denetleme kurulu raporunun bir örneği imzalı olarak divana teslim edildi.

Raporların okunması ardından gündemin 6 ncı maddesine geçildi ve divan başkanı ……, okunan raporlar üzerine görüş bildirmek isteyen olup olmadığını sordu. Şube üyelerinden ……, ……, ……ve ……söz alarak; okunan raporlar ve genel olarak şubenin çalışmaları konusundaki düşünce ve önerilerini ilettiler. Bu konuşmalarda, şubenin üye ilişkilerinin daha da kurumsallaştırılması ve geliştirilmesi yolunda daha etkin çalışmalar yapılmasının gerekli olduğu, halkın hakları mücadelesinde özellikle barınma hakkı ve su hakkı temelinde Mamak bölgesinde yaşanan sorunlara daha etkin müdahale edilmesi gerektiği vurgulandı.

Konuşmaların ardından başkaca söz talep eden olmaması üzerine divan başkanı ……, yönetim kurulunun aklanması yolunda oylama yapılacağını duyurdu ve el kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, oy birliği ile yönetim kurulu aklandı.

Yönetim kurulunun aklanmasından sonra divan başkanı ……nın daveti üzerine şube başkanı ……kürsüye gelerek, aklanmalarından dolayı kısa bir teşekkür konuşması yaptı.

Gündemin 7 nci maddesine geçildi ve gelecek dönemin çalışma programı konusunda, şube yönetim kurulu sekreteri ……tarafından bir konuşma yapıldı. Ardından tahmini bütçe, şube saymanı ……tarafından okundu ve imzalı bir örneği divana sunuldu.

Divan başkanı ……, gelecek dönem çalışma programı ve okunan tahmini bütçe konusunda görüş bildirmek isteyen olup olmadığını sordu. Bunun üzerine şube üyelerinden ……, …… ve …… söz alarak, özellikle gelecek dönem çalışmalarında barınma hakkı ve su hakkı, ayrıca doğal gazın özelleştirilmesi konusunda, halkın hak ve kazanımlarını gözeten çalışmalar yapılmasının gerekli olduğunu dile getirdi.

Divan başkanı ……, bu gündemle varsa yazılı önergelerin de divana iletilmesini istedi. Divana 3 adet önerge verildi. Bu kapsamda;

“Tüzüğün 18 inci maddesi uyarınca, tahmini bütçede, seçilecek Yönetim Kurulu’na gelir ve giderlere ekleme, gelir ve giderler arasında aktarma yaparak, ek bütçe oluşturma yetkisinin verilmesi” konulu birinci önerge, lehte yada aleyhinde söz alan olmaması üzerine divan başkanı ……tarafından oya sunuldu ve el kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, oy birliği ile kabul edildi.

“Tüzüğün 18 inci maddesi uyarınca, ilgili mevzuat tarafından derneklerce kurulmasına olanak verilmiş ve tüzükte yer alan amaç ve çalışmalara uygun tesis, lokal ve iktisadi işletmeyi kurma, kurulmuş olanları kapatma, tasfiye etme konusunda seçilecek Yönetim Kurulu’na yetki verilmesi” konulu ikinci önerge, lehte yada aleyhinde söz alan olmaması üzerine divan başkanı ……tarafından oya sunuldu ve el kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, oy birliği ile kabul edildi.

“Halkın haklarının savunusu anlayışı kapsamında; Mamak bölgesinde yaşayan halkın barınma, su, ısınma, ulaşım, eğitim ve sağlık alanındaki kamusal hak ve kazanımlarının korunması yolunda çalışmalar yapma görevinin seçilecek Yönetim verilmesi” konulu üçüncü önerge, lehte yada aleyhinde söz alan olmaması üzerine divan başkanı ……tarafından oya sunuldu ve el kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, oy birliği ile kabul edildi.

Başkaca söz talebi ve önerge olmaması üzerine, konuşmalarda ve önergelerde dile getirilen öneri ve katkılarla birlikte, gelecek dönem çalışma programı ve tahmini bütçe divan başkanı ……tarafından oya sunuldu. El kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, oy birliği ile gelecek dönem çalışma raporu ve tahmini bütçe kabul edildi.

Yönetim kurulu, denetleme kurulu ile genel merkez genel kurul delegesi asıl ve yedek üyelerinin seçimi başlıklı gündemin 8 inci maddesine geçildi. Divan başkanı ……, öncelikle üç kişilik bir oy sayım döküm komisyonu kurulması gerektiğini duyurarak, bu konuda bir önerge olup olmadığını sordu. Bu konuda, oy sayım döküm komisyonuna ……, …… ve …… yi öneren bir adet önerge verildi. Başka önerge olmaması üzerine bu önerge divan başkanı …… tarafından oya sunuldu, el kaldırmak suretiyle yapılan açık oylama ve sayım sonucu, adı geçen kişilerin oy sayım döküm komisyonunu oluşturması oy birliği ile kabul edildi ve divan başkanı komisyon üyelerini hazırlıklarını yapmaları için yerlerine çağırdı.

Divan başkanı ……, yönetim kurulu, denetleme kurulu ile genel merkez genel kurul delegesi asıl ve yedek üyeliklerine aday olanların adlarının divana bildirilmesini istedi. Adayların adlarının divana bildirilmesi üzerine, divan başkanı …… tarafından bu adlar okundu ve salonda bulunan adaylar adlarının okunmasının ardından sırayla ayağa kalkarak kendilerini kısaca tanıttı. 

Bu işlemlerin tamamlanması üzerine divan başkanı ……, oylamaya geçileceğini söyleyerek, yasa ve tüzük gereği “gizli oy-açık sayım” usulü ile yapılacak oylamanın biçimi ve uyulması gereken kurallar hakkında kısaca bilgi verdi. Divan başkanı …… ayrıca, oylamanın saat 14.00 de başlayacağını ve saat 15.00 e kadar süreceğini duyurarak, saat 15.00 itibariyle oy sandığının açılacağını ve kapalı zarflar içinde sandığa atılacak oy pusulalarının, oy sayım döküm komisyonu tarafından sayımına geçileceğini duyurdu.

Saat 14.00 de başlayan ve 15.00 de sona eren gizli oylama sonrası, oy sayım döküm komisyonu tarafından yapılan açık sayım ve döküm işlemi bir tutanakla belgelenerek, sonuçlar divana iletildi.

Buna göre;

Kullanılan Oy : 50

Geçerli Oy : 50

Geçersiz veya Boş Oy : Yok

Adayın Adı-Soyadı  Seçildiği Görev Aldığı Oy  

………………… Yönetim Kurulu asıl üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu asıl üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu asıl üyesi  50

………………… Yönetim Kurulu asıl üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu asıl üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu yedek üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu yedek üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu yedek üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu yedek üyesi 50

………………… Yönetim Kurulu yedek üyesi 50

………………… Denetleme Kurulu asıl üyesi 50

………………… Denetleme Kurulu asıl üyesi 50

………………… Denetleme Kurulu asıl üyesi 50

………………… Denetleme Kurulu yedek üyesi 50

………………… Denetleme Kurulu yedek üyesi 50

………………… Denetleme Kurulu yedek üyesi 50

………………… Üstkurul delegesi asıl üyesi 50

………………… Üstkurul delegesi yedek üyesi 50

olarak belirlenmiş oldu.

Divan başkanı ……, seçim sonuçlarını genel kurula duyurdu ve seçilen yönetim kurulu adına teşekkür konuşması yapması için …… yı davet etti. …… tarafından kısa bir teşekkür konuşması yapıldı, şubenin çalışmalarında üyelerin yönetim kuruluna destek olması istendi.

Seçimlerin de tamamlanması üzerine gündemin 9 uncu maddesine geçildi ve genel kurul kapsamında yapılacak başkaca iş ve işlem kalmaması üzerine, divan başkanı ……tarafından genel kurul kapatıldı.

İş bu genel kurul tutanağı, Halkevleri Derneği Mamak Şubesi’nin 3 üncü Olağan Genel Kurulu’nda yapılan iş ve işlemleri belgelemesi açısından gerçeğe uygun olarak tarafımızca tanzim ve imza edildi. 20.01.2008

Divan Başkanı Divan Başkan Yardımcısı Yazman Üye

(Ad-soyad ve imzaları)

 

 

Bu şekilde düzenlenen genel kurul tutanağının her sayfası, divan üyeleri tarafından imzalanmalıdır.