Yeni Dernekler Yönetmeliği uyarınca dernekler, 2005 Ekim ayından itibaren kendileri tarafından bastırılacak gelir-gider makbuzlarını kullanacaktır. Henüz tükenmemiş olsa da, aidat-bağış toplamada önceki makbuzların kullanımı, ciddi cezai sonuçlar doğuracaktır.

Yeni makbuz edinme/bastırma konusunda aşağıdaki usul izlenecek ve yine aşağıda yer alan kurallara uyulacaktır.

1-)Öncelikle her dernekte bir “Alındı Belgesi Kayıt Defteri” bulunmalıdır. Eğer bu defter yok ise, gelir-gider makbuzu bastırılmadan önce mutlaka edinilmeli, İl Dernekler Müdürlüğü ya da Noter de onaylatılarak kullanıma sokulmalıdır. Bastırılan gelir makbuzları bu deftere düzenli olarak kaydedilecektir.

2-)Gelir-gider makbuzu bastırılmadan önce dernek saymanı adına düzenlenmiş yetki belgesi kontrol edilmelidir. Eğer yetki belgesi kayıp ya da süresi geçmiş ise, önce bu sorun çözülmelidir. Çünkü makbuz bastırma işlemlerinde bu belge istenmektedir.

3-)Eğer yukarıdaki şıklar yerine getirilmiş ise, süreç öncelikle bir yönetim kurulu kararı alınması ile başlayacaktır. Kararda, bastırılacak makbuzun niteliği, bastırılacak cilt adedi ile seri ve sayı numaraları mutlaka yer almalıdır. Bu konuda aşağıdaki karar örneğinden yararlanılabilir;

Yönetim Kurulunun yukarıdaki tarih ve mevcut ile yaptığı toplantısında;

Değişen Dernekler Mevzuatı hükümleri gereği, derneğimiz adına A serisinden 0000001 no’dan başlayarak A serisi 0000500 de son bulacak her biri 50 sayfadan ibaret 10 cilt gelir makbuzu ile; A serisinden 0000001 no’dan başlayarak A serisi 0000250 de son bulacak her biri 50 sayfadan ibaret 5 cilt gider makbuzu bastırılmasına,

Konuyla ilgili işlemler için Yönetim Kurulu Saymanı Yusuf Sağlık’a yetki ve görev verilmesine,

Karar verildi.

Kaç adet makbuz bastırılacağı şubelerimizin takdirinde olup, eğer maddi olanak varsa ilk etapta mümkün olduğunca çok sayıda (en az 10 cilt) bastırılması, bir daha aynı bürokratik süreçle zaman kaybetmemek açısından tavsiye olunur.

Kararda ve makbuzlarda seri ve sıra no’su, aynen yazıldığı gibi olacaktır. Yani seri A dan başlayacak ve numaralanmada yedi haneli (0000001) numara sistemi kullanılacaktır. Bu yedi hane dolduğunda (ilgili tebliğe göre A 1000000 sondur) B serisinden yine 0000001 olarak devam edilecektir.

4-)Eski makbuzlar, ister dolu ister boş olsun artık kullanılmayacak olsa da atılmamalı; mutlaka “Alındı Belgesi Kayıt Defteri”ne işlenmiş olmalı ve 5 yıl süre ile saklanmalıdır.

5-)Yönetim Kurulu kararı alındıktan sonra, anlaşma sağlanan matbaaya; a)Saymanlık yetki belgesi sureti b)Yönetim Kurulu kararı sureti c)Yönetim Kurulu karar defterinin noter onaylı ilk sayfa sureti d)Örnek makbuz ile müracaat edilmelidir. Matbaa, bu belgeleri makbuzları bastıktan sonra 15 gün içinde İl Dernekler Müdürlüğü’ne bir bildirim ile teslim edecektir. Eğer matbaanın bu usul konusunda bilgisi yok ise, mutlaka bilgilendirilmelidir. (Gerekçe; Dernekler Yönetmeliği madde 43). Öte yandan makbuzlarda basan matbaanın adı, unvanı, vergi bilgileri, adres ve tel bilgileri ile makbuzun basım yılı mutlaka yer almalıdır. Bu açıdan matbaa seçiminde dikkatli olmalı, mümkünse deneyimli ve Maliye ile anlaşmalı matbaalarla çalışılmalıdır. Matbaaya verilecek makbuz örneğinde her sayfada yer alması gereken derneğin adı, merkezi (Dikkat; yani yalnızca bulunduğu il ya da ilçe, adresi değil ! Örneğin Ankara ya da Salihli gibi; Büyükşehir sınırları içindeki dernekler il adını yazar, yani Ankara Mamak’da ki Halkevi, Mamak yazmaz, Ankara yazar) ve kütük no’su da bildirilmeli ve bunlar sayfaların basımında matbu olarak yer almalıdır.

6-)Makbuzlar basıldıktan sonra matbaadan alınırken mutlaka bir tutanak düzenlenmelidir. Bu tutanakta, matbaadan teslim alınan makbuzların cilt, seri ve sıra no’su ayrıntılı yazılmalı; tutanak, makbuz basım işleri ile uğraşan dernek görevlisi ile matbaa yetkilisinin ad-soyad ve imzasını taşımalı, ayrıca tutanakta mutlaka tarihte yer almalıdır. Tutanak iki nüsha düzenlenir ve biri matbaada, biri dernekte kalır. Tutanak tutulması mevzuat hükmü olup zorunludur ve bu tutanak saklanmalıdır.

7-)Makbuzlar, teslim alındıktan sonra hemen “Alındı Belgesi Kayıt Defteri”ne işlenmelidir.

8-)Makbuzların kullanımında, ilgili bölümler mutlaka doldurulmalıdır ve imzalar atılmalıdır. Eğer makbuz keserken bir hata yapılır ise, makbuzun her iki yaprağına da iptal yazılması ve saklanması yeterlidir. Ancak bu durumda aidat yada bağış verene keseceğimiz ön yaprağında olması zorunludur.

9-)Gider makbuzunun kullanımı, ayrıca dikkat edilmesi gereken bir başka konudur. Derneğin her türlü harcamasına gider makbuzu kesilemez, kural olarak bu harcamalar fiş, fatura vb. ile belgelenir. Mevzuata göre Gelir Vergisi Kanununun 94 üncü maddesi kapsamında bulunmayan ödemeler için Gider Makbuzu kesilecektir.

Son olarak yeni Dernekler mevzuatı ve uygulama, ülke genelinde oturmuş ve bütünüyle tek biçimde yaşama geçirilmiş değildir. Yukarıda yer alan açıklamalar hukuki ve geçerli olmakla birlikte, uygulamada kimi il ve ilçelerde mevzuattan sapmalar yaşandığı gözlenmektedir. Bu nedenle süreci başlatmadan önce bulunduğunuz il ya da ilçe dernekler birimi ile görüşmenizde, bilgi almanızda fayda bulunmaktadır.

Yukarıdaki açıklamaları dikkatinize sunar, çalışmalarınızda başarılar dileriz …